حفاظت از PEC (نامه الکترونیکی مجاز) برای اهداف قانونی

در این مقاله خواهیم دید که نگه داشتن پیام های PEC (نامه الکترونیکی معتبر) "مطابق با" به طوری که آنها ارزش قانونی خود را حفظ کنند بسیار ساده است. در واقع:

• برای پیام های ارسالی ، DELIVERY RECEIPT را در پوشه ای با فرمت eml

• برای پیام های دریافتی ذخیره کنید ، MESSAGE خود را با فرمت

• در یک پوشه ذخیره کنید و به حفاظت از پرونده ها در مطابق با مقررات SinCro eml

PEC

نامه الکترونیکی مجاز (PEC) ابزاری ارتباطی رایانه ای مشابه نامه الکترونیکی است که همه ما می شناسیم ، اما امنیت بیشتر و همچنین سیستم حمل و نقل و دریافت گواهی شده را تضمین می کند آن را برای حقوقی قابل استفاده می کند. برای اولین بار در کد برای مدیریت دیجیتال (اولین پیش نویس 2005) تعریف شده است ، استفاده از آن با هدف ساده سازی و مادی سازی ارتباط بین شهروندان ، مشاغل و اداره عمومی به تدریج گسترش یافته است.

در حال حاضر آدرس PEC برای حرفه ای ها اجباری است ، شرکت ها و PA. در واقع ، یک فهرست ملی از آدرس های الکترونیکی مجاز (INI-PEC) وجود دارد که می توان برای یافتن PEC شرکت ها و متخصصان از آن مشورت کرد (https://www.inipec.gov.it/). از طرف دیگر ، برای اداره عمومی ، ما IPA (http://indicepa.gov.it/documentale/index.php) را در اختیار داریم که در آن امکان جستجو و یافتن تمام داده های اساسی برای هر واحد عملیاتی جداگانه وجود دارد. [19659008] ارزش حقوقی PEC

از نظر حقوقی ، PEC قابل مقایسه با نامه ثبت شده با برگه برگرداندن کاغذ است که از طریق پست ارسال می شود. در حقیقت ، در کد مدیریت دیجیتال فوق الذکر آمده است:

"انتقال الکترونیکی ارتباطات که به رسید تحویل و رسید تحویل نیاز دارند از طریق پست الکترونیکی معتبر طبق فرمان رئیس جمهوری جمهوری در 11 فوریه 2005 انجام می شود ، n 68. ادارات دولتی در سایت های خود نشانی پست الکترونیکی مجاز را منتشر می کنند که شهروندان می توانند برای هرگونه درخواست تحت این کد با آن تماس بگیرند. "

در مورد نامه های الکترونیکی معتبر حاوی پیوست ، هنر. 3 ، در بند 4 ، از فرمان رئیس شورای وزیران در 13 نوامبر 2014 آمده است:

در مورد یک سند الکترونیکی که طبق بند 1 ، نامه الف تشکیل شده است ، ویژگی های تغییرناپذیری و یکپارچگی تعیین می شود با یک یا بیشتر از عملیات زیر:
……
ج) انتقال به اشخاص ثالث با نامه الکترونیکی معتبر با دریافت کامل ؛
… ..

بنابراین سندی به ایمیل معتبر پیوست می شود طبق قانون ، دست نخورده و تغییرناپذیر است.

برای اهداف اعتبار قانونی ارتباطات ارسال شده از طریق PEC ، با این حال ، باید توجه داشت که هیچ آدرس PEC وجود ندارد که بتواند به طور منحصر به فرد با فرد شهروند مرتبط باشد ، مگر اینکه خود شهروند به صراحت آن را به "مکالمه" ابلاغ کند. این بدان معنی است که اگر من ، یک شهروند خصوصی ، از صندوق پستی PEC خود برای ارسال ارتباط به PA استفاده می کنم ، PA خود موظف است به من در همان آدرس پاسخ دهد و مکاتبات اعتبار قانونی پیدا می کند ، اما من مکلف نیستم PEC به جای آدرس شخصی من.

این ، از طرف دیگر ، در مورد شرکت ها ، حرفه ای ها و اداره عمومی که وظیفه PEC را دارند اعمال نمی شود: در این حالت ، از آنجا که آدرس از طریق فهرست های عمومی در دسترس است ، هرگونه ارتباط از طریق نامه معتبر برای اهداف قانونی کاملاً معتبر است. لطفا توجه داشته باشید که برخی از جعبه های PEC امکان ارسال و دریافت پیام از و به آدرس های پست الکترونیکی معمولی را دارند: با این حال ، این روش به شدت ناامید کننده است. در حقیقت ، فضای بی موردی را که به صندوق پستی PEC اختصاص یافته است (که محدود است) تحت فشار قرار می دهد و هیچ ارزش عملی ندارد.

نحوه کار PEC

در اصل ، هنگامی که یک پیام PEC ارسال یا دریافت می شود ، مدیر معتبر ردیابی ارتباطات از طریق مکانیزم IT که فرستنده ، گیرنده ، تاریخ و زمان ارسال / دریافت ، یکپارچگی و تغییرناپذیری پیام را تضمین می کند. این اطلاعات در سرورهای مدیران قرار دارد که حداقل 30 ماه از حفظ آن اطمینان حاصل می کنند. در حقیقت ، اگر مدیر PEC تغییر نكند و از محدوده فضای صندوق پستی نیز فراتر نرود ، پیام ها بدون محدودیت زمانی حفظ می شوند.

با این حال ، اگر کاربر پیام PEC را (حتی به اشتباه) از خود حذف كند صندوق پستی اطلاعات غیر قابل جبران از بین خواهد رفت. بنابراین لازم است درک کنیم که چگونه پیام های PEC بدون در نظر گرفتن مدیر ، به طور قانونی و ایمن نگهداری می شوند. برای مثالهای ما از نرم افزار ایمیل منبع باز Thunderbird استفاده می کنیم که رایگان ، قدرتمند و قابل اعتماد است. اما اصول ذکر شده برای هر مشتری ایمیل و همچنین برای مشاوره از طریق وب معتبر است.

ارسال PEC

هنگام ارسال PEC ، مانند پیام های الکترونیکی ، پیوست سند امکان پذیر است از هر نوع:

پس از ارسال پاسخ مدیر PEC با دو پیام:

پذیرش گواهی می دهد كه پیام در حقیقت بوده است ، توسط سیستم پذیرفته شده و به صندوق پستی گیرنده ارسال می شود. تحویل به جای پیام در واقع در جعبه PEC گیرنده واریز شده است:

رسید تحویل همچنین شامل دو پیوست است:

پرونده daticert.xml حاوی داده های رسید در قالب xml. و فایل postacert.eml حاوی پیام اصلی ، از جمله پیوست است. رسید همچنین توسط مدیر به صورت دیجیتالی امضا می شود و می توان با کلیک روی پاکت در بالا سمت راست ، امضا را برجسته کرد:

در اینجا امضای مدیر است: [19659023]

بنابراین رسید تحویل یک سند IT با امضای دیجیتال است که تغییرناپذیری و یکپارچگی آن را تضمین می کند. همچنین حاوی پیام و پیوست های اصلی است ، بنابراین ارزش قانونی این عناصر را نیز تضمین می کند. از این رو می توان به منظور حفظ پیام های ارسالی ، فقط رسید تحویل را در نظر گرفت.

دریافت PEC

در اینجا همه چیز ساده تر است. در واقع پیام دریافت شده حاوی پیام اصلی ، پیوست ها و فایل daticert.xml است. علاوه بر این ، این نیز توسط اپراتور به صورت دیجیتالی امضا شده است ، بنابراین نگه داشتن پیام کافی است.

نحوه نگهداری PEC

همانطور که گفتیم ، ذخیره پیام های PEC در رایانه برای شما ممکن است مناسب باشد اهداف حفاظت قالب استاندارد ایمیل الکترونیکی را eml می نامند و می توان از طریق دستورات موجود در سرویس گیرنده نامه ، از آن برای ذخیره سازی محلی استفاده کرد. با Thunderbird کافی است پیام (یا پیام ها) را انتخاب کنید ، منوی زمینه ای را باز کنید و "ذخیره به عنوان" را انتخاب کنید:

نام فایل حاوی موضوع مورد است ایمیل ، بنابراین توصیه می شود که در موضوع ، به طور دقیق ، اطلاعات شناسایی پیام مشخص شود.

حفاظت طبق SinCro Norm

مرحله بعدی حفاظت طبق استاندارد SincRo است (بنابراین طبق قوانین از قوانین فعلی) پرونده های eml ذخیره شده در پوشه. اسناد الکترونیکی ، روال مشابه آنچه برای فاکتورهای الکترونیکی ضروری است ، در این مقاله شرح داده شده است.

نرم افزار Arkivia Mail ما امکان دستیابی گسترده به ایمیل های مجاز در قالب eml یا MBox ، ایجاد بایگانی ایمیل با گزینه های جستجوی دقیق و در آخر بایگانی استاندارد همان.